Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

KYS-ELK05Bu doküman AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. e Grup Şirketlerine aittir. İzinsiz kopyalanamaz ve firma dışına çıkarılamaz.

KONU BAŞLIKLARI SAYFA NO

1. GİRİŞ 1

• AMAÇ 1
• KAPSAM 1
• TANIMLAR 2
• KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER 3

1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma 3
2. Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma 3
3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme 3
4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma 3
5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme 3

• KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 3

1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 4
2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 4
3. Şirketimiz Tarafından İşlenen Kişisel Verilere İlişkin Kategorizasyon 4

• KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI 5

1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler 6
2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler 6
3. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler 6

• KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRELERİ 6

1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları 6
2. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri 7

• KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, İMHA EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETIRILMESI 7

1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve İmha Edilmesi Teknikleri 7
   1. Fiziksel Olarak İmha Etme 7
   2. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme/İmha Etme 7
   3. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme/İmha Etme 7
2. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri 7
   1. Maskeleme 7
   2. Toplulaştırma 7
   3. Veri Türetme 8
   4. Veri Karma 8

• KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARIM AMAÇLARI 8

1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarımı 8
2. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı 8
3. Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişi Grupları 8

• ŞİRKETİMIZİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ 9
• KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI 9

1. Başvuru Hakkı 9
2. Başvuru Hakkının Kapsamı Dışında Kalan Durumlar 9
3. Cevap Verme Usulü 10

• ŞİRKET İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE

İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDE YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ 10

1. 1. Kamera ile İzleme Gerçekleştirilmesi 10
   2. Şirketi Ziyaret Eden Müşteri Giriş – Çıkışları 10
   3. İnternet Sitesi Ziyaretçileri 10
2. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI 10
   1. Politikanın Amacı 10
   2. Politikanın Kapsamı 11
   3. Tanımlar 11
   4. Politika ile Düzenleme Altına Alınan Kayıt Ortamları 12
      1. Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar 12
      2. Ortamların Güvenliğinin Sağlanması 12
         1. Teknik Tedbirler 12
         2. İdari Tedbirler 12
         3. Şirket İçi Denetim 13
   5. Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin Görev ve Yetkileri 13
   6. Kişisel Verilerin İşlenme Şartlarının Ortadan Kalkması Durumunda Yapılacaklar 13
   7. Politikanın Yürürlüğe Sokulması, İhlal Durumları ve Yaptırımlar 14
   8. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alacak Kişiler ve Sorumlulukları 14
      1. Kişisel Verileri Koruma Komitesi 14
      2. Saklama ve İmha Nedenleri 15
         1. Saklama Nedenleri 15
         2. İmha Nedenleri 15
      3. İmha Yöntemleri 15
         1. Silme Yöntemleri 15
         2. İmha Etme Yöntemleri 16
         3. Anonimleştirme Yöntemleri 16
   9. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri 17
      1. Kişisel Veri Saklama Tablosu (Süreleri) 17
      2. İmha Süreleri 18
   10. Periyodik İmha Süreleri 18
3. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ 19
   1. Teknik Tedbirler 19
   2. İdari Tedbirler 19
4. YÜRÜRLÜK 19
5. GÜNCELLEME VE UYUM 19

1. GİRİŞ

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20.Maddesine göre (https://www.anayasa.gov.tr/tr/mevzuat/anayasa/), herkes, kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsamaktadır.

Söz konusu anayasal hakkın kullanılması kapsamında, kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) yayımlanmış ve yürürlüğe girmiştir. (“AYGÜL”) KVKK uyarınca belirlenen uyum konusunda gerekli özeni göstermekte ve bunu işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) ile bir şirket politikası haline getirmektedir.

Politika’nın konusunu; Çalışan Adaylarına, Çalışanlara, Bayilere, Tedarikçilere, Yüklenicilere, Ziyaretçilere, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarına, Müşterilere ve Üçüncü Kişilere (Kefil, Mağdur/Hak Sahibi) ait kişisel verilerin “AYGÜL” tarafından korunması oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yürütülen faaliyetler ise, AYGÜL, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Kapsamında yürütülen disiplin yönetmeliği, personel açık rıza, personel gizlilik prosedürleri, tedarikçi gizlilik sözleşmeleri çerçevesinde yönetilmektedir.

1. AMAÇ

Bu Politika’nın amacı, AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından KVKK’na uygun olarak yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunmasına yönelik olarak benimsenen ilkeler konusunda açıklamalarda bulunulması ve bu kapsamda Çalışan Adayları, Bayiler, Tedarikçilere, Yüklenicilere, Ziyaretçiler, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanları, Müşteriler, hak sahibi Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından işlenen kişilerin bilgilendirilerek şeffaflığın sağlanmasıdır.

1. KAPSAM

İşbu Politika’nın kapsamı dahilinde kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir:

4. TANIMLAR

İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

KVKK’nun 3. maddesi uyarınca, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olmayan ve/veya otomatik yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi kapsamına girmektedir.

Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:

1. 1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel verileri işleme faaliyetleri; Yasal Gereksinimlere Uyum ve Kontrol Prosedürü,.

T.C Anayasası, KVKK’ na ilgili mevzuata ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür.

1. 1. Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma

Kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken, kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliğinin sağlanmasına yönelik her türlü idari ve teknik tedbir AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından alınmaktadır.

1. 1. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel verilerin işlenmesi faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir.

1. 1. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler, AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından belirli, açık ve meşru amaçlar için ilgili amaç ile bağlantılı olarak gerektiği kadar işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

1. 1. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel verileri, KVK Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen veya veri işleme faaliyetine ilişkin amaçların gerektirdiği süre ile sınırlı olarak saklamaktadır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işleme faaliyetlerini KVKK’nun 5. ve 6. maddelerinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir.

1. 1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel veri sahibinin açık rızası ile veya KVK Kanunu’nun 5. maddesinde öngörülen ve aşağıda sıralanmış olan hallerde açık rıza olmaksızın kişisel verileri işleyebilmektedir:

1. 1. • Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
      • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
      • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
      • AYGÜL ’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
      • Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
      • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
      • Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, AYGÜL nın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

1. 1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. hukuka aykırı olarak işlendiklerinde ayrımcılık yaratma riski taşıyan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini, KVK Kanunu’nun 6. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak gerçekleştirmektedir.

Özel nitelikli kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler kanunlarda öngörülen hâllerde; sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise sadece kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.

Özel nitelikli kişisel veri işleme faaliyeti için KVK Kurulu tarafından belirlenen tedbirler AYGÜL

tarafından etkin bir şekilde uygulanmaktadır.

1. 1. Şirketimiz Tarafından İşlenen Kişisel Verilere İlişkin Kategorizasyon AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. “Tarafından İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve muhafazasını sağlamak ve söz konusu kişisel verilere hukuka aykırı biçimde erişilmesini önlemek için gerekli olan her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

KVK Kanunu çerçevesindeki faaliyetlerin iş bu politika çerçevesinde bir bütün olarak yeterli ve etkin bir şekilde yürütülmesi ile ilgili Şirket içi koordinasyondan kurumsal uyum fonksiyonunu üstlenen Şirket KVKK birimi sorumludur. Söz konusu birim bu kapsamda;

• İş bu politikanın takibinin gerçekleştirilmesi ve gereken durumlarda güncellenmesi kapsamında Yönetim Kurulu’nun onayına sunulması,
• Kişisel verilerin korunması, işlenmesi ve imhası ile ilgili iş bu politikanın dışındaki diğer politika ve prosedürlerin ilgili Şirket birimleri ile eş güdüm halinde oluşturması,
• Politika ve prosedürlerin uygulanması için gerekli görev dağılımının yapılması ve üst yönetimin onayına sunulması,
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca alınan her türlü teknik ve idari tedbirlerin uygulanmasının takip edilmesi ve denetiminin planlanması,
• Kişisel veri sahipleri tarafından yapılan başvuru ve taleplerle ilgili süreçlerin takibinin yapılması ve ortaya çıkabilecek sorunların çözümü için gerekli koordinasyonun sağlanması,
• KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususların tespit edilmesi ve uygulanmasının gözetilmesi,
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile olan ilişkilerin yürütülmesi ile yetkili ve sorumludur.

1. 1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler

Kişisel verilerin korunması amacıyla her türlü teknik güvenlik önlemi alınmış olup olası risklere karşı yeterli koruma düzeyi sağlanmıştır. Alınan başlıca teknik önlemler aşağıda sıralanmaktadır.

1. 1. • AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. bünyesinde kişisel verilere erişim imkanı sağlayan sistemler üzerinde periyodik olarak yetki ve erişim kontrolleri uygulanmaktadır.
      • Alınan teknik önlemler risk yönetimi, iç kontrol ve iç denetim süreçleri kapsamında icrai faaliyetlerden bağımsız olarak ayrıca gözetilmektedir.
      • Yeterli uzmanlık düzeyinde personel istihdam edilmektedir.

1. 1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdarı Tedbırler

1. 1. • AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. çalışanları KVKK Kanunu’na uyum

konusunda eğitilmekte ve bilinçlendirilmektedir.

1. 1. • Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı taraflar ile KVKK Kanun’u uyarınca kişisel verilerin güvenliği için yerine getirilmesi gereken yükümlülükleri içeren genel şartlar oluşturulmakta ve bunların karşı taraf bazında imza edilmesi sağlanmaktadır.
      • KVKK Kanunu’na uyum için tespit edilen gerekliliklerin sağlanması için iş birimleri bazında uygulama kuralları belirlenmekte, bunların sürekliliğinin sağlanması için gerekli idari tedbirler şirket içi prosedürler ve eğitimler yoluyla sağlanmaktadır.
      • AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. ile karşı taraflar bazındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, AYGÜL’nın talimatları ve Kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta, bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.

1. 1. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

KVKK Kanunu’na uyum konusundaki gereklilikler çerçevesinde işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, bu durumun en kısa sürede ilgili veri sahibine ve KVKK Kurul’una bildirilmesini sağlayan bir iç prosedür geliştirilmiştir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRELERİ

1. 1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. nezdinde kişisel veriler aşağıda sayılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir:

1. 1. • Mal/hizmet satış sonrası destek süreçlerinin yönetilmesi,
      • İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
      • Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
      • Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,
      • Ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi,
      • Reklam / kampanya / promosyon süreçlerinin yürütülmesi
      • Şirketimizin ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası,
      • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
      • Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
      • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
      • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
      • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
      • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
      • Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
      • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
      • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
      • Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
      • Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
      • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
      • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
      • Ücret Politikasının Yürütülmesi

1. 1. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belli bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, Türk Ceza Kanunu’nun 138’inci maddesine ve KVKK Kanunu’nun 4’üncü ve 7’nci maddelerine uygun olarak; işlenilen kişisel verilerin, yalnızca ilgili mevzuatta öngörülmüş bir süre olması halinde bu süre boyunca veya ilgili mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza edilmesini sağlamaktadır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, İMHA EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETIRILMESI

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya AYGÜL nın belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse, kişisel veriler veri sahibinin talebi veya re’sen AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir

Bu konuya ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde belirlenmiştir.

1. 1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve İmha Edilmesi Teknikleri

Kişisel verilerin kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmesi ve imha edilmesi esastır. Kişisel verilerin silinmesi ve imha edilmesi tekniklerine ilişkin AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından kullanılması muhtemel silme veya imha etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

1. 1. 1. Fiziksel Olarak İmha Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/imha edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

1. 1. 1. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme/İmha Etme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/imha edilirken; verinin bir daha belirli kişilerce ya da hiçbir biçimde kurtarılamayacak şekilde ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

1. 1. 1. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme/İmha Etme

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi/imha etmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/imha edilir.

1. 1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder.

KVKK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVKK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVKK Kanunu kapsamı dışında olacağından işbu Politika’nın 12. Bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından en çok kullanılması muhtemel anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

1. 1. 1. Maskeleme

Veri maskeleme kişisel verinin temel belirleyici bilgisinin veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

1. 1. 1. Toplulaştırma

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle

ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

1. 1. 1. Veri Türetme

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

1. 1. 1. Veri Karma

Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARIM AMAÇLARI

Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVKK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiştir. AYGÜL  nın sunmuş olduğu hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, kişisel veriler, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve bu sayılan kanunlara ilişkin sair yönetmelikler, denetleyici ve düzenleyici kurum ve kuruluşların düzenlemeleri ile kamu otoritelerinin zorunlu kıldığı haller dahil olmak fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere) hükümleri çerçevesinde işlenmekte, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine, iş ortaklarımıza, iştirakler ve bağlı ortaklıklarımıza, bilişim teknolojileri desteği aldığımız kuruluşlara ve yetkili kamu kurum ve kişilerine aktarılabilecektir.

Kişisel verilerin, KVKK Kanunu’nda belirtilen istisna haller hariç olmak üzere kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın aktarılması mümkün değildir.

1. 1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarımı

KVK Kanunu’nun 8. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt içinde aktarımı işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 6.1. bölümünde belirtilen koşullardan birinin sağlanmış olması kaydıyla mümkündür.

1. 1. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

KVKK Kanunu’nun 9. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması halinde, yurt içi aktarımlarına ilişkin koşulların sağlanmış olmasının yanı şıra aşağıdaki hususlardan birinin varlığı aranmaktadır:

1. 1. • Aktarım yapılacak ülkenin KVKK Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkeler arasında sayılması
      • Aktarım yapılacak ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVKK Kurulu’nun buna yönelik izninin bulunması

1. 1. Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişi Grupları

AYGÜL , KVKK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve işbu Politika kapsamı dâhilinde olan kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda belirtilen kişi gruplarına belirtilen amaçlar çerçevesinde aktarabilmektedir:

1. ŞİRKETİMIZİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. KVKK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin toplanması sırasında kişisel veri sahiplerini bilgilendirmektedir. Bu kapsamda, AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. aşağıdaki bilgileri kişisel veri sahiplerine sağlayarak aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir:

• Veri sorumlusu sıfatıyla AYGÜL ’ nın unvanı
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
• Kişisel veri sahibinin hakları

1. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

Kişisel veri sahipleri KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, bu bölümün 12.1. başlığı altında sayılan haklarına ilişkin taleplerini aşağıda belirtilen yöntemler veya KVKK Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle form doldurup imzalayarak AYGÜL ’ ya iletmeleri durumunda, söz konusu talep, talebin niteliğine göre ücretsiz olarak sonuçlandırılmaktadır.

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kurumsal web sitesinde ( ) bulunan formun doldurulduktan sonra;

Islak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ.  İNÖNÜ MAHALLESİ 682 SOKAK NO: 2/ BUCA İZMİR  adresine iletilmesi ya da

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun   adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi gerekmektedir.

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir ve kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

1. 1. Başvuru Hakkı

Kişisel veri sahipleri KVKK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, aşağıda yer alan konularla ilgili   AYGÜL ’ dan talepte bulunma hakkına sahiptir:

1. 1. • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
      • Kişisel verileri işlenmişse, buna ilişkin bilgi talep etme,
      • Kişisel verilerinin işlenme amacını ve kişisel verilerinin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
      • Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
      • Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
      • Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
      • İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
      • Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

1. 1. Başvuru Hakkının Kapsamı Dışında Kalan Durumlar

KVKK Kanunu’nun 28. maddesi uyarınca, aşağıdaki haller KVKK Kanun’u kapsamı dışında tutulduğundan kişisel veri sahiplerinin başvuru haklarını ileri sürmeleri mümkün değildir:

1. 1. • Kişisel verilerinin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
      • Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

KVKK Kanunu’nun 28. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, aşağıdaki durumlarda kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün değildir:

1. 1. • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
      • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

1. 1. Cevap Verme Usulü

KVKK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel veri sahibinin yapmış olduğu başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, KVKK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretin alınması mümkündür.

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. kişisel veri sahibinin başvuru talebini kabul edebileceği gibi, gerekçesini açıklayarak aşağıda sayılı nedenlerle reddedebilir ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilir.

1. 1. • Diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engellemesi
      • Orantısız çaba gerektirmesi
      • Bilginin kamuya açık bir bilgi olması
      • Başkalarının gizliliğini tehlikeye atması
      • KVK Kanunu uyarınca kapsam dışında kalan hallerden birinin mevcut olması

Kişisel veri sahibi, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvurusuna cevap verilmemesi hallerinde, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVKK Kurulu’na şikayette bulunma hakkına sahiptir.

1. ŞİRKET İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDE YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

1. 1. Kamera ile İzleme Gerçekleştirilmesi

AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. Genel Merkez ve Bayilerin bulunduğu bina içlerinde kamera ile izleme gerçekleştirilmektedir.

KVKK Kanunu’nda yer alan düzenlemeler doğrultusunda, AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. tarafından kamera ile izleme faaliyetine ilişkin olarak kamera ile izlemenin yapıldığı alanların girişlerine söz konusu faaliyetlere ilişkin bildirim yazısı asılmakta ve internet sitemizde işbu Politika ile gereken bilgilendirme yapılmaktadır.

Kişinin mahremiyetine müdahale sonucunu doğurabilecek alanlarda izleme söz konusu olmamaktadır. Güvenlik kamerası kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanı ve ihtiyaç duyulması halinde tedarikçi konumunda bulunan güvenlik şirketi çalışanları erişebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan söz konusu kişiler imzaladıkları gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

1. 1. Şirketi Ziyaret Eden Müşteri Giriş – Çıkışları

AYGÜL yı ziyaret eden misafirlerimizin giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. AYGÜL ’ya gelen kişilerin kimlik bilgileri yalnızca giriş çıkışlarının takibinin yapılması amacıyla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler elektronik ortamda kayıt sistemine kaydedilmektedir.

1. 1. İnternet Sitesi Ziyaretçileri

AYGÜLn ’ya ait internet sitesini ziyaret eden kişilerin site içerisindeki internet hareketleri, kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterilebilmesi ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunulabilmesi için (teknik vasıtalar ile örneğin cookie) kaydedilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. 1. Politikanın Amacı

Bu politikanın amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (Kanun) dayalı olarak çıkarılmış olan ve 30224 sayılı Resmi Gazete ’de 28.10.2017 tarihinde yayınlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5. ve 6. maddeleri gereği kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. genelinde uygulanacak tüm kurallar ile rol ve sorumlulukları belirlemektir.

1. 1. Politikanın Kapsamı

Politika AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. genelinde (nezdinde) tutulan, 6698 Sayılı Kanun ile tanımlanan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri, tüm çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını ve kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda iştiraklerini, dış hizmeti sağlayıcılarını ve AYGÜL ’nın sair hukuki ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişileri kapsamaktadır.

Politika Kanun’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri kapsamaktadır.

Bu Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel verilerle beraber genel olarak “Kişisel Veriler” olarak adlandırılacaktır.

1. 1. Tanımlar

1. 1. • Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
      • İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok (imha) edilmesini,
      • Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
      • Kişisel Veri Saklama Tablosu (Süreleri): Kişisel veri AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. nezdinde tutulacağı süreleri gösteren tabloyu,
      • Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
      • Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
      • Kişisel Verilerin Yok (İmha) Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
      • Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
      • Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
      • Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
      • Doğrudan Tanımlayıcılar: Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,
      • Dolaylı Tanımlayıcılar: Diğer Tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,
      • Kanun: 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
      • Yönetmelik: 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini,
      • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
      • kAYIT ORTAMI: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
      • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası: ulaşılabilecek, “AYGÜL ” nin elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı,
      • Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

İfade eder.

1. 1. Politika ile Düzenleme Altına Alınan Kayıt Ortamları

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam kayıt ortamı kapsamına girer.

1. 1. 1. Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar

“AYGÜL ” nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda bulunabilir ve tutulabilir. “AYGÜL” veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte KVK Kanunu’na, Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikası’na ve uygun olarak işlemekte ve korumaktadır.

1. 1. 1. Ortamların Güvenliğinin Sağlanması

“AYGÜL”, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

1. 1. 1. 1. Teknik Tedbirler

“AYGÜL ”, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

1. 1. 1. 1. • Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır, Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
            • Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
            • Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmektedir.
            • “AYGÜL” bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.

1. 1. 1. 1. İdari Tedbirler

“AYGÜL”, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak KVKK Kanunu Kapsamında aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

1. 1. 1. 1. • Kişisel verilere erişimi olan tüm “AYGÜL ” çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
            • Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
            • Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

1. 1. 1. 1. Şirket İçi Denetim

“AYGÜL ”, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin KVKK Kanununa uygun şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.

Denetim sırasında ya da sair bir şekilde “AYGÜL” sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, “AYGÜL” bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.

1. 1. Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin Görev ve Yetkileri

Kişisel Verileri Koruma Komitesi Politikanın ilgili iş birimlerine duyurulmasından ve gereklerinin “AYGÜL” birimlerince yerine getirilmesinin takibinden sorumludur.

Kişisel Verileri Koruma Komitesi kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat değişiklikleri, Kurulun düzenleyici işlemleri ile kararları, mahkeme kararları veya süreç, uygulama ve sistemlerdeki değişiklikler gibi durumları ilgili iş birimlerinin takip etmesi ve gerekiyorsa iş süreçlerini güncellemeleri için gerekli duyuruları ve bildirimleri yapar,

Kişisel Verileri Koruma Komitesi; Kanun ve ikincil düzenlemeleri ile Kurulun kararları ve düzenlemeleri, mahkeme kararları ve sair yetkili makamların kararlarının ve/veya taleplerinin incelenmesi, değerlendirilmesi, takibi ve sonuçlandırılmasına yönelik süreçleri belirler ve ilgili birimlere duyurur.

1. 1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartlarının Ortadan Kalkması Durumunda Yapılacaklar

Kişisel verilerin işlenmesine yönelik amaç unsurunun ortadan kalkması, açık rızanın geri alınmış olması veya Kanunun 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması ya da adı geçen maddelerde istisnalardan hiçbirinin uygulanamayacağı bir durumun söz konusu olması halinde, işlenme şartları ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili iş birimi tarafından, iş ihtiyaçları göz önüne alınarak, Yönetmeliğin 7., 8., 9. veya 10. maddeleri kapsamında, uygulanan yöntemin gerekçesi de açıklanmak suretiyle silinir, yok ( imha ) edilir veya anonim hale getirilir. Ancak kesinleşmiş bir mahkeme kararının söz konusu olması halinde mahkeme kararı ile hükmedilen imha yöntemi uygulanmak zorundadır.

Kişisel veriyi işleyen ya da saklayan tüm kullanıcılar ve veri sahibi “AYGÜL” birimleri işlemeyle ilgili şartların ortadan kalkıp kalkmadığını en geç dört aylık periyodlar içerisinde, kullandıkları veri kayıt ortamlarında gözden geçireceklerdir. Kişisel veri sahibinin başvurusu ya da Kurulun veya bir mahkemenin bildirimi üzerine, ilgili kullanıcı ve birimler, periyodik denetleme süresine bakmaksızın kullandıkları veri kayıt ortamlarında bu gözden geçirmeyi yapacaklardır.

Periyodik gözden geçirmeler neticesinde veya herhangi bir anda veri işleme şartlarının ortadan kalkmış olduğu tespit edildiğinde ilgili kullanıcı veya veri sahibi, ilgili kişisel verinin kendi uhdesinde bulunan kayıt ortamından işbu politikaya göre, silinmesine, yok (imha) edilmesine veya anonim hale getirilmesine karar verecektir. Tereddüt duyulan durumlarda ilgili veri sahibi iş biriminden görüş alınarak işlem yapılacaktır. Merkezi Bilgi Teknolojilerinde yer alan çok paydaşlı veri sahipliği bulunan kişisel verilerin imhasına yönelik karar alınması gerektiğinde ise Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin görüşü alınacak ve söz konusu kişisel veri hakkında işbu politikaya göre verinin, saklanmasına veya silinmesine, yok (imha) edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilgili veri sahibi iş birimi tarafından karar verilecektir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok (imha) edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Yönetmeliğin 7.4 maddesi uyarınca, kişisel verilerin silinmesi, yok (imha) edilmesi, anonim hale getirilmesi işlemiyle ilgili uygulanan yöntemler Politika’ nın yürürlüğe girmesinden sonra yayınlanacak ve açıklanacaktır.

Kişisel verilerin silinmesi, yok (imha) edilmesi veya anonim hale getirilmesinde Kanunun 4. maddesindeki genel ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve mahkeme kararlarına uygun hareket edilmesi zorunludur.

Bir kişisel verinin sahibi gerçek kişi, Kanunun 13. maddesine istinaden “AYGÜL” ya başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini, imhasını veya anonim hale getirilmesini talep ettiğinde, ilgili veri sahibi iş birimi, kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkıp kalkmadığını inceler. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; talebe konu kişisel verileri siler, imha eder veya anonim hale getirir.

Bu durumda detayları Veri İmha Prosedüründe belirlendiği şekilde; talep, başvuru tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır ve ilgili kişiye KVKK Sorumlusu tarafından atanan KVKK irtibat sorumlusu aracılığıyla bilgi verilir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili veri sahibi iş birimi bu durumu derhal aktarım yapılan üçüncü kişiye bildirir ve üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkmadığı durumlarda, kişisel veri sahiplerinin verilerinin silinmesi veya imha edilmesine yönelik talepleri “AYGÜL” tarafından Kanunun 13. maddesinin

3. fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 gün içerisinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Kişisel verilerin silinmesi ya da imha edilmesine yönelik talepler ancak ilgili kişinin kimlik tespitinin yapılmış olması kaydıyla değerlendirilecektir. Söz konusu kanallar dışında yapılacak taleplerde ilgili kişiler kimlik tespitinin ya da doğrulamasının yapılabileceği kanallara yönlendirilecektir.

1. 1. Politikanın Yürürlüğe Sokulması, İhlal Durumları ve Yaptırımlar

İşbu Politika tüm çalışanlara ve Kişisel veri sahiplerine “AYGÜL” İnternet sitesinden duyurularak yürürlüğe girecek ve yürürlüğü itibariyle tüm iş birimleri, danışmanlar, müşteriler, sigorta şirketleri, dış hizmet sağlayıcıları ve sair “AYGÜL” nezdinde kişisel veri işleyen herkes için bağlayıcı olacaktır.

“AYGÜL” çalışanlarının Politikanın gereklerini yerine getirip getirmediğinin takibi ilgili çalışanların amirlerinin sorumluluğunda olacaktır. Politikaya aykırı davranış tespit edildiğinde konu derhal ilgili çalışanın amiri tarafından bağlı bulunan bir üst amire bildirilecektir. Aykırılığın önemli boyutta olması halinde ise üst amir tarafından vakit kaybetmeksizin Kişisel Verileri Koruma Komitesi’ne bilgi verilecektir.

Politikaya aykırı davranan çalışan hakkında, İnsan Değerleri ve Kurumsal İletişim Direktörlüğü tarafından yapılacak değerlendirme sonrasında gerekli idari işlem yapılacaktır.

Politika gereklerinin yerine getirilmesi için “AYGÜL” tarafından; KVKK Kanunu Kapsamında gerekli tüm güvenlik önlemleri alınmaktadır.

1. 1. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alacak Kişiler ve Sorumlulukları

“AYGÜL” içerisinde Kanun, Yönetmelik ve Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, müşteriler, sigorta şirketleri, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve sair surette “AYGÜL” nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur.

Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür; ancak üretilen verinin iş biriminin kontrolü ve yetkisi dışında sadece bilgi teknolojilerinde bulunması durumunda, söz konusu veri bilgi teknolojilerinden sorumlu birimler tarafından saklanacaktır.

İş süreçlerini etkileyecek ve veri bütünlüğünün bozulmasına, veri kaybına ve yasal düzenlemelere aykırı sonuçlar doğmasına neden olacak periyodik imhalar, ilgili kişisel verinin türü, içinde yer aldığı sistemler ve veri sahibi iş birimi dikkate alınarak ilgili bilgi teknolojileri bölümlerince yapılacaktır.

1. 1. 1. Kişisel Verileri Koruma Komitesi

“AYGÜL” bünyesinde bir Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurar. Kişisel Verileri Koruma Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikası’ na uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kişisel Verileri Koruma Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere en az üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli “AYGÜL” çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:

1. 1. 1. Saklama ve İmha Nedenleri

1. 1. 1. 1. Saklama Nedenleri

“AYGÜL” bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya” ” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.

1. 1. 1. 1. İmha Nedenleri

“AYGÜL” bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok (imha) edilir veya anonim hale getirilir. KVKK Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:

1. 1. 1. 1. 1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
            2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
            3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
            4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
            5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
            6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
            7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

1. 1. 1. İmha Yöntemleri

“AYGÜL”, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikası’ na uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikası’ nda belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok (imha) eder veya anonim hale getirir.

“AYGÜL” tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

1. 1. 1. 1. Silme Yöntemleri

1. 1. 1. 1. İmha Etme Yöntemleri

1. 1. 1. 1. Anonimleştirme Yöntemleri

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

“AYGÜL”, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır. “AYGÜL”, bu anonimleştirme yöntemlerini kullanırken K-Anonimlik, L-Çeşitlilik ve T-Yakınlık istatistik yöntemlerini kullanabilir.

1. 1. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren aşağıda yer almaktadır. Periyodik imha ya da talep üzerine gerçekleştirilecek imha işlemlerinde söz konusu saklama ve imha süreleri dikkate alınacaktır. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tablo kişisel veri envanterinde yer alacak süreçlerin sahibi iş birimlerince, tereddüt halinde Kişisel Verileri Koruma Komitesi değerlendirmeleri de alınarak, güncellenecektir.

1. 1. 1. Kişisel Veri Saklama Tablosu (Süreleri)

* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

1. 1. 1. İmha Süreleri

“AYGÜL”, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok (imha) etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden “AYGÜL” a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

1. 1. 1. 1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; “AYGÜL” talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. “AYGÜL” ’nın talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. “AYGÜL ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ TİC.LTD.ŞTİ. “, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
         2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep “AYGÜL ” tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

1. 1. Periyodik İmha Süreleri

6698 sayılı KVKK Kanununda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; “AYGÜL” işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok (imha) eder veya anonim hale getirir.

1. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ

“AYGÜL”, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.

“AYGÜL”, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

1. 1. Teknik Tedbirler
      • “AYGÜL”, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman temin eder.
      • “AYGÜL”, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
      • “AYGÜL”, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
      • “AYGÜL”, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

1. 1. İdari Tedbirler

1. 1. • “AYGÜL”, imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
      • “AYGÜL”, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
      • “AYGÜL”, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
      • “AYGÜL”, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az iki yıl süreyle saklanır.

1. YÜRÜRLÜK

Politika yayınlanma tarihi itibari ile yürürlüğe girecektir.

Politikanın “AYGÜL” genelinde duyurulması ve gerekli güncellemelerin yapılması Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin sorumluluğundadır.

1. GÜNCELLEME VE UYUM

“AYGÜL”, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda, Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklaması ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler zaman geçirmeden metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.